Acest articol explică ce sunt Ordinele de deplasare delegaţie şi Deconturile de cheltuieli.

Aplicația iconta.ro vă oferă un mod de lucru organizat pentru pentru completarea și gestiunea deconturilor, diurnelor și a ordinelor de deplasare‐delegație.

Pentru a vă crea cont în aplicație: Încerc gratuit iconta.ro pentru 30 de zile.

Pe site-ul cdigroup.ro se găsesc toate programele noastre: foiparcurs.ro, CDI NIR, CDI Registru Casă.

Despre cheltuielile entităţii

Pentru a înțelege mai bine aspectele legale și contabile legate de deconturile de cheltuieli, vă rugăm să citiți acest paragraf introductiv.

Oricare entitate care urmăreşte eficienţa economică trebuie să implementeze un sistem de reguli prin care să asigure un flux informaţional coerent, menit să permită controlul asupra cheltuielilor.

Aceste reguli trebuie să pornească de la stabilirea funcţiunilor în cadrul entităţii, organigrama, stabilirea posturilor şi a salariaţilor cu atribuţiuni în întocmirea de documente financiar contabile, termene la care trebuie întocmite, cât şi circuitul acestora în unitate.

Potrivit Legii contabilităţii, orice operaţiune economico‐financiară se consemnează în momentul efectuării ei într‐un document care stă la baza evidenţierii în contabilitate, dobândind astfel calitatea de document justificativ.

Documentele justificative care stau la baza înregistrărilor în contabilitate angajează răspunderea persoanelor care le‐au întocmit, vizat şi aprobat, precum şi a celor care le‐au înregistrat în contabilitate, după caz.

Aşadar, orice entitate care este obligată la ținerea contabilităţii trebuie să întocmească documente financiar contabile pentru toate operaţiunile economice efectuate, fără de care înregistrarea în contabilitate este imposibilă.

Ce trebuie să cuprindă documentele financiar contabile

Potrivit Ordinului 2634/2015 privind documentele financiar contabile, documentele justificative trebuie să cuprindă următoarele elemente principale:

• denumirea documentului;
• denumirea/numele şi prenumele şi, după caz, sediul persoanei juridice/adresa persoanei fizice care întocmeşte documentul;
• numărul documentului şi data întocmirii acestuia;
• menţionarea părţilor care participă la efectuarea operaţiunii economico‐financiare (când este cazul);
• conţinutul operaţiunii economico‐financiare şi, atunci când este necesar, temeiul legal al efectuării acesteia;
• datele cantitative şi valorice aferente operaţiunii economico‐financiare efectuate, după caz;
• numele şi prenumele, precum şi semnăturile persoanelor care răspund de efectuarea operaţiunii economico‐financiare.

În cuprinsul oricărui document emis de către o entitate trebuie să se menţioneze şi elementele prevăzute de legislaţia în domeniu, respectiv forma juridică, codul de identificare fiscală şi capitalul social, după caz.

Documentele care stau la baza înregistrărilor în contabilitate pot dobândi calitatea de document justificativ numai în condiţiile în care furnizează toate informaţiile prevăzute de normele legale în vigoare.

Documentele justificative și deductibilitatea

Asa cum am subliniat mai sus, pentru a putea reflecta în contabilitate o operaţiune economica este nevoie de documente justificative. Ne punem aşadar întrebarea ce documente sunt necesare, când trebuie întocmite şi în ce condiţii.

Sunt suficiente spre exemplu facturile, chitanţele sau bonurile emise de casele de marcat electronice pentru a înregistra în contabilitate cheltuielile entităţii? Sau mai este nevoie şi de alte documente?

Răspunsul îl găsim în Codul Fiscal la articolul 25:

Pentru determinarea rezultatului fiscal sunt considerate cheltuieli deductibile cheltuielile efectuate în scopul desfăşurării activităţii economice.

Aşadar, orice entitate care urmăreşte deductibilitatea cheltuielilor efectuate, trebuie să justifice faptul ca acestea au fost efectuate în scopul activităţii economice, altfel spus pentru realizarea obiectului de activitate al entităţii.

În concluzie, simpla prezentare la contabilitate a unor documente întocmite de către terţi (facturi, chitanţe, bonuri), fără a fi însoţite de alte documente interne ale entităţii prin care sa fie justificată efectuarea cheltuielilor în scopul activităţii, nu asigură condiţiile necesare deductibilității.

Exemple de documente justificative

Spre exemplu, o factură de achiziţie de bunuri necesită întocmirea în cadrul entităţii beneficiar a unei Note de Intrare‐Recepţie prin care aceasta, prin reprezentanţii săi, certifică faptul că bunurile facturate şi livrate de către furnizor au fost recepţionate.

O factură de prestări servicii trebuie să fie însoţită de un contract care să descrie operaţiunea economica şi condiţiile de executare (termene, obligaţii, preţ), dar şi de documente care să justifice faptul că serviciul a fost cu adevărat prestat (situaţii de lucrări semnate de ambele parţi, procese verbale de predare‐primire, etc).

Documente justificative pentru cheltuielile de deplasare

În cazul cheltuielilor de deplasare, atunci când un salariat sau un alt reprezentant al entităţii se deplasează în interesul desfăşurării activităţii acesteia, este necesar să fie întocmit Ordinul de deplasare delegaţie şi Decontul de cheltuieli.

Practic, aceste documente descriu operaţiunea economică efectuată, justificând astfel efectuarea cheltuielii în scopul activităţii entităţii, lucru pe care o simplă factură de transport sau de cazare nu îl poate face.

Prin semnătura persoanei care le‐a întocmit şi care şi‐a asumat realitatea lor, dar şi prin contrasemnarea de către terţi, se justifică faptul ca acele cheltuieli cuprinse în Ordinul de deplasare‐delegație şi Decontul de cheltuieli sunt efectuate în numele entităţii şi sunt motivate de un ordin dat de către conducătorul acesteia.

Ce sunt Ordinele de deplasare delegaţie şi Deconturile de cheltuieli şi la ce folosesc?

Ordinul de deplasare‐delegaţie şi Decontul de cheltuieli sunt documente financiar‐contabile aprobate prin ORDINUL nr 2634/2015 privind documentele financiar contabile, emis de Ministerul Finanţelor Publice.

Prin întocmirea ordinului de deplasare‐delegaţie, salariatul motivează efectuarea deplasării în interesul entităţii angajator, şi nu în interes personal.

De asemenea, prin întocmirea decontului de cheltuieli, costurile privind transportul, cazarea, diferite alte costuri efectuate pe parcursul deplasării sunt justificate ca fiind efectuate în legătura cu deplasarea în interesul entităţii, dovedită cu Ordinul de deplasare, făcându‐se astfel legătura între cheltuială, salariatul trimis în delegaţie şi activitatea entităţii, altfel spus între cheltuială şi obţinerea de venituri impozabile.
La acestea din urmă ne vom referi în cele ce urmează, întrucât ele reprezintă baza de pornire a aplicaţiei pentru Deconturi de cheltuieli.

Referindu‐ne la controlul asupra cheltuielilor efectuate de către salariaţi, identificăm câteva aspecte importante ce trebuie avute în vedere:

• Justificarea necesităţii efectuării cheltuielilor.
• Justificarea efectuării cheltuielilor în interesul entităţii.
• Justificarea cheltuirii disponibilităţilor băneşti puse la dispoziţia personalului.

Aplicația iconta.ro

Aplicaţia pe care am dezvoltat‐o îşi propune sa răspundă celor trei aspecte de mai sus, să eficientizeze munca de întocmire a Ordinelor de deplasare delegaţie respectiv a Deconturilor de cheltuieli, dar, mai ales, să ofere o evidență riguroasă şi transparentă a sumelor acordate salariaţilor cu titlul de avans spre decontare precum şi a modului de justificare a acestora.

Aplicaţia este dezvoltată pe platforma web, fiind accesibilă de oriunde există conexiune la internet, prin intermediul oricărui dispozitiv ce poate accesa o pagină web (computer, tabletă, smartphone).

Prin folosirea aplicației, salariaţii plecaţi în delegaţie, dar şi cei care trebuie să justifice cheltuieli, pot deveni mult mai conştiincioşi în întocmirea documentelor justificative.

Cum funcţionează aplicaţia iconta.ro

Utilizatorii

O persoană desemnată de entitate creează un cont de utilizator în aplicaţie, cont ce va avea drepturi de administrator al aplicaţiei.

Acest utilizator (administrator) va crea pentru fiecare salariat ce va utiliza aplicaţia câte un cont de utilizator. Dintre utilizatori se vor selecta cei cu funcţie de aprobator respectiv casier.

Fiecărui utilizator i se va asocia un aprobator. Aprobatorul este un utilizator pentru care a fost activată bifa de aprobator, rolul acestuia fiind de a urmări cheltuielile decontate de utilizatorii cărora le‐a fost stabilit aprobator, şi de a aproba doar acele cheltuieli pe care le consideră justificate pentru unitate.

Este important faptul că în decontul de cheltuieli aprobat nu vor apărea cheltuielile neaprobate.

Dacă nu se doreşte a se utiliza funcţiunea de aprobator, atunci fiecare utilizator va avea activă bifa de aprobator şi îi va fi asociat ca aprobator tot pe el, astfel el putându‐şi aproba singur cheltuielile.

Programul este gândit sa poată fi folosit şi de către casierul unităţii.
Casierul acordă avansuri spre decontare și poate edita dispoziţiile de plată către casierie direct din aplicaţie, iar datele deja încărcate în sistem ajută la evidența avansurilor spre decontare.
Este necesar ca în cazul utilizatorului casier să fie activă bifa "Este casier".

Întrucât fiecare cont de utilizator se bazează pe o căsuţă de email, acesta îşi va stabili singur parola de acces în aplicaţie folosind contul de email asociat.

Ordinul de deplasare‐delegaţie

Atunci când salariatul pleacă în delegaţie, îşi poate edita şi printa ordinul de deplasare rapid, aplicaţia având salvate datele sale şi ale firmei. Cu el va merge la conducătorul unităţii pentru a fi aprobat.

Dacă se întâmplă să fi plecat în delegaţie şi a uitat la plecare să‐şi printeze formularul, poate să‐l editeze din telefon/laptop, să‐l salveze în format PDF şi să‐l trimită prin email pentru a fi printat acolo unde se află (la hotel sau la partener), urmând să obțină, dacă se dorește, confirmările (semnăturile) de sosire şi de plecare pe formularul printat.

Avansul spre decontare

Atunci când pleacă în delegaţie, personalul primeşte mijloace băneşti (cash sau pe card) pentru a putea plăti costurile deplasării.

În situaţia în care persoana trimisă în delegaţie primeşte cash, casierul poate edita rapid, direct din aplicaţie, prin simpla selectare, dispoziţia de plată către casierie, întrucât datele firmei şi ale salariatului sunt deja în sistem.

Dacă persoana trimisă în delegaţie beneficiază de un card din partea firmei, de pe care retrage sume de la ATM, acesta poate să‐şi completeze avansul primit cash cu sumele retrase, urmând să le justifice şi pe acestea.

Oricum, casierul, care verifică extrasul de cont de card şi constată ca acesta nu a evidenţiat sumele retrase, poate să i le adauge el în lista de avansuri primite.

Dispoziţiile de plată pot fi asociate sau nu unui Ordin de deplasare‐delegație.

Aplicaţia va ține o evidență a avansurilor spre decontare, urmărind justificarea acestora prin deconturi de cheltuieli sau restituire avans necheltuit.

Decontul de cheltuieli

Tot în aplicaţie, salariatul poate deschide un decont de cheltuieli (ce poate fi legat sau nu de ordinul de deplasare‐delegație), în care să adauge fiecare articol de cheltuieli chiar în momentul în care le efectuează.

O funcţionalitate a aplicaţiei este aceea de a putea încărca, din telefon sau laptop, fotocopia documentelor ce atestă cheltuieli, astfel încât aprobatorul poate să le verifice imediat, iar dacă ele nu conţin toate elementele cerute de Lege, să solicite refacerea lor imediată.

Deconturile de cheltuieli, așa cum am menţionat anterior, pot fi legate de un ordin de deplasare‐delegaţie, sau nu.

Există şi situaţii în care salariatul nu pleacă în delegaţie, ci face aprovizionarea cu diverse consumabile pentru birou, însă trebuie să întocmească decont de cheltuieli.

În opinia noastră este greşit a înregistra direct în Registrul de Casă un document de plată în cazul în care plata nu a fost efectuată de către casier (spre exemplu o factură de la Metro sau un bon de benzină, întrucât fiecare persoană este responsabilă de acţiunile sale, iar casierul este puţin probabil că a mers să facă aprovizionarea sau să alimenteze maşinile entităţii).

Cheltuielile cuprinse în decontul de cheltuieli trebuie să fie aprobate de către un aprobator, deşi se poate seta ca utilizatorul care întocmeşte decontul să fie propriul aprobator.
Cheltuielile neaprobate nu apar în forma printată a decontului de cheltuieli.

Cu ajutorul aplicaţiei se pot întocmi şi deconturi de cheltuieli în valută.
Pentru a asigura o bună evidență, orice sumă primită ca avans spre decontare se va justifica în valuta în care a fost primită.

Dacă salariatul plecat în delegaţie a primit la plecare o sumă într‐o valuta şi apoi a schimbat în altă valută, va efectua un decont de cheltuieli aferent avansului acordat în valuta primită, decont care va cuprinde ca şi justificare buletinul de schimb valutar.
Acelaşi buletin de schimb valutar va fi consemnat ca o nouă acordare de avans, de acestă dată în valuta în care au fost schimbaţi banii, urmând ca şi acest din urma avans să fie justificat.

Se pot întocmi deconturi de cheltuieli şi pentru sumele cheltuite cu cardul.
Aceste deconturi vor fi gestionate separat, având în vedere faptul că utilizatorul nu a primit sume cash spre decontare, ele neapărând în situaţiile privind justificarea avansurilor spre decontare.

Diurnele acordate

Aplicaţia ajută şi la gestiunea diurnelor de deplasare.

Aplicația conține un catalog cu valoarea deductibilă a diurnelor de deplasare pentru fiecare ţară, diurne ce pot fi folosite pentru întocmirea decontului de cheltuieli.
Aceste valori pot fi însă modificate de către entitate în funcţie de regulamentele interne.

Practic, salariatul, atunci când beneficiază de diurnă şi îşi întocmeşte decontul de cheltuieli, va adăuga şi cheltuiala cu diurna prin selectarea datei şi orei de plecare şi a celei de sosire, aplicaţia calculând valoarea diurnei ţinând cont de valoarea setată şi de perioada deplasării.

Valuta diurnei depinde de valuta decontului de cheltuieli.

Pagina Calculator diurne descrie modul de calcul al diurnelor interne și externe și condițiile în care se poate acorda diurna.

Centre de cost şi rapoarte de cheltuieli

Aplicaţia este gândită şi pentru a efectua o grupare a costurilor pe tip de cheltuială şi pe centre de cost.

Spre exemplu, dacă vorbim despre o societate de construcţii care are diverse proiecte în ţară, unde trimite salariaţi, şi le decontează costurile deplasării/detaşării, este important ca pentru stabilirea costului producţiei realizate să se cunoască şi costurile de deplasare per proiect.

Astfel, în aplicaţie se pot defini în nomenclatorul "Centre de cost" proiectele în lucru, urmând ca salariaţii care întocmesc deconturi să aloce cheltuielile pe centrul de cost corespunzător.

Lunar, dar nu numai, se pot genera rapoarte de cheltuieli pe fiecare centru de cost în parte.

De asemenea, programul este gândit astfel încât cheltuielile sunt grupate pe tip de cheltuială, asigurând astfel prin standardizarea acestora posibilitatea de a obţine rapoarte pe tip de cheltuială.

Astfel, managementul poate cunoaşte rapid componenta costului de deplasare pe tip de cheltuială.

Fiecărui tip de cheltuială i se poate asocia un cont contabil, astfel încât contabilul unităţii poate rula un raport cu ajutorul căruia va verifica dacă toate sumele au fost înregistrate în contabilitate.

Rapoartele aplicaţiei

Aplicaţia, în varianta actuală, oferă următoarele raportări:

1. Situaţie Avansuri acordate ‐ furnizând o listă cu avansurile spre decontare pe perioada selectată, pentru toţi salariaţii sau doar pentru unul singur, pentru toate valutele în care a fost acordat avansul sau doar pentru o valuta selectată.
2. Situaţie Deconturi ‐ furnizează o lista a deconturilor întocmite în perioada selectată pentru un salariat sau pentru toţi salariații, pentru toate valutele sau doar una selectată, raport care cuprinde datele de identificare ale decontului şi valoarea sumelor justificate cu identificarea celor cash.
3. Situaţie sintetică avansuri spre decontare ‐ furnizează o listă pentru perioada selectată, cu sold iniţial / sume primite/ sume justificate/sold final pentru toţi salariaţii sau doar pentru unul selectat, pentru toate valutele sau doar una selectată.
4. Situaţie analitică avansuri spre decontare ‐ furnizează detaliul sumelor din raportul de mai sus, prezentând informaţii la nivel de salariat privind data, documentul şi valoarea fiecărui avans acordat, respectiv data, documentul şi valoarea fiecărei justificări/restituiri de sume, cu indicarea soldului de justificat. Poate fi globală pe toţi salariaţii şi toate valutele sau doar pe câte un salariat şi/sau valută.
5. Situaţie contabilă avansuri ‐ oferă un raport pe tip de cheltuială (cont contabil) privind costurile decontate, la nivel de salariat/salariaţi şi valută, ce poate fi exportat în excel şi prelucrat pentru a fi baza a unor raportări interne.
6. Situaţie analitică cheltuieli pe centre de cost ‐ oferă informaţii privitoare la costurile pe fiecare centru de cost în perioada selectată, detaliate pe tip de cheltuială.
7. Situaţie analitică pe tipuri de cheltuieli ‐ oferă un raport pe o perioadă selectată pe fiecare tip de cheltuială în parte, indicând şi documentul în baza căruia poate fi individualizată acesata.

Avantajele folosirii aplicaţiei:

• salariatul ştie în orice moment câţi bani a primit şi câţi a cheltuit, astfel încât în orice moment cunoaşte ce sume mai are de justificat sau de restituit. Din experiența proprie (suntem într‐un grup de firme care include şi o firmă de contabilitate), există un decalaj între partea operativă şi contabilitate, astfel încât de multe ori decalajul de timp între acordarea avansului, justificarea lui şi obţinerea unei situaţii contabile cu soldul de justificat pe fiecare salariat generează discuţii în cadrul firmei. Practic, pentru că salariatul îşi vede situaţia în timp real, nu se mai generează discuţii contradictorii.
• există multe situaţii în care salariatul înregistrează în decont cheltuieli care nu sunt în interesul firmei şi nu sunt aprobate. Astfel, de multe ori decontul trebuie modificat, lucru care se efectuează tardiv (uneori după ce ajunge la contabilitate) şi iar apar discuţii. Utilizând programul, o persoană abilitată să aprobe cheltuielile declarate de salariat (persoană care poate fi chiar contabilul, dar nu numai) poate din timp să aprobe sau nu cheltuielile, astfel încât salariatul ştie de la început ce îi este permis şi ce nu. Acest lucru se face imediat, fără să fie nevoie ca salariatul să se întoarcă din delegaţie şi sa îşi facă decontul.
• în cazul firmelor care au nevoie de situaţii contabile exacte şi în timp real, contabilitatea are acces imediat la documentele în fotocopie, fără a fi nevoie ca salariatul sa se întoarcă din delegaţie.
• programul permite ținerea unei evidențe inclusiv a sumelor retrase de pe card şi pe care salariatul trebuie să le justifice, nu numai a sumelor primite cash.
• datele sunt salvate în sistem, iar dacă se întâmplă să piardă documentele (în format fizic), ele există în sistem şi se pot reproduce (ştim ce am pierdut şi putem sa cerem emitentului un duplicat). Mai mult, acum când factura nu mai necesită semnare şi ștampilare, este suficient să o descarcăm din aplicaţie şi sa o printăm.

Putem continua lista avantajelor, însă noi considerăm că cel mai mare avantaj al programului este acela că leagă printr‐o platformă unică de comunicare patru elemente cheie dintr‐o firmă: salariatul trimis în delegaţie (care trebuie asistat în întocmirea documentelor), casierul (care ține evidența cash‐ului acordat spre justificare şi are o imagine clară asupra sumelor), managementul (care poate să îşi exercite eficient controlul asupra cheltuirii banilor) şi contabilul (care îşi poate obţine singur informaţiile fără să mai aştepte să le primească şi care poate comunica din timp anumite implicaţii fiscale).

Așadar, programul (care va fi continuat şi cu registrul de casă) va fi un instrument util în gestionarea cash‐ului în firmă, asigurând premisa deductibilității integrale a cheltuielilor efectuate de salariaţi.